החלפת מערכת קופה, איך מעבירים נתונים ישנים? סחורה, חברים ורשימת הכנה למלאי
קודם נקבע את טווח ההעברה, ואז נארגן מספרים, יתרות וסטנדרט המלאי. נבצע ייבוא ניסיוני בכמות קטנה ונבדוק רשומות, ולאחר מכן נתקדם למעבר החנויות.
קודם נראה את המסקנה
בעת העברת מערכת הקופאי, תחילה אשר את הנתונים שניתן לייצא מהמערכת הישנה ואת הטווח שהתקבל על ידי המערכת החדשה, ואז הקם טבלת תכתובת שטח. ארגן מוצרים, חברויות, הטבות ומלאי ראשוני בנפרד, ובחר לוח זמנים ברור להחלפה; נסה לייבא ולבדוק כמויות ויתרות תחילה, ואז לסדר את המעבר הרשמי. ניתן לארכיון ולשמר פקודות היסטוריות בהתאם לצרכי השאילתה, מבלי לדחוס את כל הנתונים ההיסטוריים למערכת החדשה.
העביר את התהליכים למקום בפועל בחנות
הביע את הדרישות לפי מוצרים, כמויות וטווחי סניפים, והשאר תיעוד ברור לבקשה, אישור, משלוח וקבלה
- חנות.
בקש את הסחורה
ארגן דרישות על פי מפרטי המוצר וכמותו, והתחל בקשות למילוי מלאי.
- מנהיג
אשר דרישות
המטה ומנהל החנות מאשרים בקשה לפי אחריות וטווח סמכויות.
- המחסן והחנות.
משלוח וקבלה
להשוות בין רשומות מוצרים ורישומי העברות, לאמת את הכמויות שנשלחו ונקלטו.
- מנהל החנות
ספירת מכירות.
שילוב מכירות, קבלה וספירת מלאי כדי לאמת שינויים והסתירות במלאי.
תחילה החלט אילו נתונים חייבים להיכנס למערכת החדשה
כשמחלים מערכת בחנות, המוצרים הנפוצים, המידות הנמכרות והזכויות הנוכחיות של החברים בדרך כלל ישפיעו ישירות על הפעילות הבאה. פעילויות שפגת תוקף, מוצרים שכבר אינם נמכרים והזמנות ישנות ניתן לארגן לפי הצרכים של החיפוש. ראשית נפריד את 'הנתונים הדרושים להמשך העסק' מה'נתונים שייתכן שיהיה צורך לחפש בעתיד'.
שמור את קובץ הייצוא מהמערכת הישנה עם תאריך הייצוא, ואז בדוק אם ניתן לפתוח את הקובץ, האם הקידוד נכון, והאם המספרים ומספר המוצר שלמים. אל תתייחס למספרי טלפון, ברקודים או מספרי חברות כמספרים רגילים, שכן זה עלול למנוע מתוכנת הגיליון להסיר את האפס ההתחלתי או לשנות את המספר הארוך.
צור טבלת התאמות שדה, ואז טפל ברשומות כפולות
שמות מוצרים, SKUs, ברקודים, מפרטים, מחירים וקטגוריות צריכים להתאים בנפרד. מידע החברים צריך לציין בבירור שיטות זיהוי, עקרונות לטיפול ברשומות כפולות, והיקף שמירת פרטי הקשר. אל תמזג שני חברים רק כי השם זהה, ואל תשתף SKU רק בגלל ששם המוצר דומה.
תחילה בחר דוגמאות של מוצרים שמכילים מפרטים שונים, מחירי מבצע ומצב לא למכירה. רשום את השדות הישנים, השדות החדשים, הפורמט, כללי ההמרה וטיפול בחריגים באותה טבלה. עבור פריטים שאין להם התאמה ישירה, תחילה דבר עם צוות היישום על אופן הייבוא או ההתאמה אישית, ואז החלט אם לארגן קובץ מלא.
בדיקה נפרדת של זכויות חברים ומלאי ראשוני
נקודות חברים, יתרות וזכויות שלא נוצלו צריכים להילקח מנקודת זמן זהה, ולשמור על סימון חברים ובסיס השינויים. מספרים וסכומים לא לערבב בעמודה אחת, יש לציין אם לזכות יש תוקף, סניפים רלוונטיים או מגבלות שימוש. הבדלים הקשורים לזכויות יש לאשר קודם ולהפעיל רק לאחר מכן, כדי למנוע הסברים זמניים לחברים בחנות.
יש להפריד את המלאי לפי סניפים, מחסנים וגרסאות מוצר, ולהגדיר מועד סיום לרישום מכירות, קבלת סחורה והעברות מלאי. אם העסק ממשיך לפעול לאחר הייצוא, יש לתעד את השינויים ולהשלים אותם במעבר. אין לקבוע את מלאי הפתיחה ישירות על סמך דוח היסטורי שאינו מציין תאריך.
ייבוא ניסיוני, תרגול באתר, ואז קביעת מעבר רשמי
לאחר ייבוא ניסוי באצווה קטנה, בדוק את הכמות המתועדת, המחיר, מלאי המפרט וההטבות של החברים. תן לפקידים להשתמש בדגימות להשלמת מכירות, החזרים ושאילתות לחברים, ולבדוק האם הנתונים המועברים יכולים לשרת פעולות יומיות. רשימת החריגים צריכה לתעד שדות בעיות, מטפלים ותוצאות אישור.
לפני המעבר הרשמי, הגדירו אחראי, סידורי עבודה, טיפול בהבדלים ותנאי חזרה אחורה. תיעוד המערכת הישנה צריך להישאר נגיש, מידע על לקוחות יישלט בהתאם לצורך. הטמעת AllinWebPOS יכולה להתחיל ממדגם יצוא קיים, לאשר את סידור הנתונים, דרך הייבוא ותכנון העלייה לאוויר, כדי למנוע גילוי בעיות בשדות ביום המעבר.
טופס הכנת נתוני הגירה
| נתונים | שדות מרכזיים. | שיטת אימות |
|---|---|---|
| מוצרים | SKU, ברקוד, מפרט ומחיר | דגימת דגימות ומספור כפול |
| חברים | סימון חברים ומידע קשר חיוני | בדוק אם יש עיבוד רשומות כפול |
| זכויות חברים | נקודות, יתרות, תקופות תוקף וטווחים | סיכום פריטים על ידי החלפת נקודות |
| מלאי התחלתי | חנות, מחסן, SKU וכמות. | בדוק את זמני החיתוך והשינויים הבאים |
| הזמנות היסטוריות | מספר ההזמנה, תאריך וסכום | ארכוב ושאיל את המבצר |
רשימת בדיקה בשטח
- אשר את יכולת הייצוא של המערכת הישנה ואת טווח הקליטה של המערכת החדשה
- מזהי מוצר וחברים נשמרים בפורמט טקסט
- טבלת ההתאמה של שדות מבהירה חוקים של המרה וחריגות
- בעת מעבר, זכויות ושימוש במלאי מתבצעים באותו זמן
- לאחר סיום ייבוא ניסיוני ותרגול, מבצעים את המעבר הרשמי
תעשה שהמלצות ניהול יגיעו לחנות שלך.
מדריך העסקים של AllinWebPOS מתמקד בנושאים היומיומיים של קמעונאות ושירותי מזון. האם תרצה לדעת כיצד התהליכים המתוארים במאמר זה יכולים להתאים לעסק שלך?צרו קשר, קבעו הדגמת מוצר。
לקריאה נוספת:סחורה ומלאי · חנויות קמעונאיות
