איך להגדיר הרשאות במערכת רב-סניפית? רשימת חלוקת תפקידים למטה, מנהל חנות וקופאי

תחילה פרט את התפקידים, ואז פרט לכל פעולה בפועל

אל תסכמו את תפקיד מנהל החנות במילים "הרשאות ניהול". חלקו את העבודה היומיומית לפעולות ספציפיות: צפייה בהזמנות, יצירת הזמנה, שינוי מחיר, החזר, התאמת מלאי, הגדרת יתרונות חברים וייצוא דוחות. קבעו לכל תפקיד טווחים מותרים, נדונים או לא פתוחים.

היקף החנות חייב להיות גם הוא מוקלט. היכולת להחזיר לא אומרת שאתה יכול לטפל בהחזרים לכל החנויות; אתה יכול לצפות בסיכומי מכירות, אבל לא בהכרח צריך לראות את פרטי הקשר המלאים של החברים. הפוך גם את המשרות וגם את היקף הנתונים לטבלת התצורה, כדי להקל על שימוש חוזר בפתיחת סניפים או התאמת עובדים בהמשך.

המטה קובע כללים, החנויות מטפלות בחריגות בשטח

המטה יכול לאחד מוצרים, אסטרטגיית מחירים וכללי חברות, אבל החנויות יתמודדו עם חוסרי מלאי זמניים, שירות לאחר מכירה ותקלות ציוד. צריך להבהיר מראש אילו מקרים החנות מטפלת מיד ואילו דורשים קשר עם המטה, כדי שלקוח לא יחכה לתהליך ללא אחראי מאושר.

לדוגמה, אם קופאי נתקל בבקשת הנחה, מנהל החנות צריך לדעת איזה סדר לצפות, כיצד לאשר והאם יש למלא את הסיבה. כללי העסק יכולים להגדיר תנאי הרשאה, בעוד שפתרונות מערכת צריכים לאשר את ההרשאות ושיטות ההקלטה המתאימות. הוראות ההרשאה הרשמיות של Shopify ל-POS מפרטות בנפרד החזרים כספיים, הנחות ואישור מנהל, מה שיכול לשמש כנקודת ייחוס בעת ארגון בקשות.

המחסן והכספים רואים את העבודה שצריך לבצע.

אנשי המחסן צריכים לבדוק סחורה, רכישות, שליחה וקבלה, ולא חייבים לקבל את כל המידע על חברים או אסטרטגיית מחירים. אנשי הכספים צריכים סכום הזמנות, החזרות, אמצעי תשלום ורישומי יומנים; הרשאות לעריכת תחזוקה או כללי שיווק צריכים להיות מסודרים לפי תפקיד אחר.

אם אדם אחד משמש גם כמנהל חנות וגם כמנהל מחסן, רשום קודם את תחומי האחריות ולסניף אליו הוא שייך, ואז החליט איך לשלב תפקידים. חשבון משותף מקשה להבחין בין המבצעים, מומלץ שכל עובד ישתמש בזהותו האישית, כדי שהחלפת משמרות ובדיקות חריגות יהיו מהימנות.

פתיחה, ארגון מחדש והתפטרות דורשים בדיקת הרשאות

כאשר חנות חדשה מופעלת, ניתן להעתיק את תבנית המשרה המאושרת ולהוסיף את תחום החנות והאדם האחראי. כאשר עובד מעביר מחנות א' לחנות ב', עליו לוודא אם עדיין יש צורך בביקור בחנות המקורית; כאשר התמיכה הזמנית מסתיימת, יש גם לחדש את ההרשאה, במקום להשאיר הרשאות כמקום.

לפני העלייה לאוויר, תנו למטה החברתי, מנהל החנות והקופאי להשתמש בכל אחד בחשבון שלו לבצע את אותה סדרת פעולות, בודקים גם פעולות מותרות וגם פעולות אסורות. AllinWebPOS מספק ניהול הרשאות חנויות ותפקידים מרובות, הצוות יכול לתכנן פתרון בהתאם לחלוקת תפקידים, אישורים ודרישות סגירת יום.

טבלת תכנון תפקידים וסמכויות

רשימת בדיקה בשטח

• פעולות ספציפיות התואמות לתואר התפקיד
• כל תפקיד מגדיר בבירור את גבולות החנות והמחסן
• להחזרים, הנחות והתאמות מלאי יש כללי הרשאה
• פעולות החריגה שומרות על המטפל והסיבה
• עדכונים למעבר עובדים בין חנויות, עזיבה ותמיכה זמנית

חומרים רפרנציאליים

• רשמי ב-Shopify: הרשאות ל-POS

  משמש כהתייחסות להרשאות פעולה, טווח הסניף ואישור מנהל; הרשאות ספציפיות יש לאשר לפי תוכנית המוצר הנבחרת.